В этом руководстве мы создадим простую систему торговых точек для фиктивного розничного магазина. Система будет использоваться оперативным персоналом для записи повседневных деловых операций, тактический персонал также будет использовать систему для мониторинга текущей работы розничного магазина.
Система будет иметь возможность экспортировать данные в Excel. Excel будет использоваться как инструмент системы поддержки принятия решений для анализа данных. Данные в Excel также можно комбинировать с данными из других источников.
Розничный магазин комплектующих MIS
1. Деловые процедуры
Бизнес-процедуры определяют, как должны проводиться повседневные бизнес-операции. Система торговых точек будет использоваться для записи ежедневных продаж.
В следующем списке перечислены действия, которые необходимо выполнить, когда клиент покупает товар.
- Покупатель предъявляет покупаемые товары за наличные до
- Кассир ищет в системе представленный товар, чтобы получить цену.
- Кассир вводит количество купленного товара, и система вычисляет общую стоимость. Этот процесс повторяется для всех купленных товаров.
- Если кассир ошибочно добавляет товар или количество товара в систему, он сможет удалить его, если платеж еще не был проведен. Если платеж был проведен, кассир не сможет ничего удалить.
- После проверки общего счета клиента система должна разрешить кассиру провести платеж клиента и распечатать квитанцию для клиента.
2 человека
Пользователями, которые будут использовать систему, будут кассиры, бухгалтеры и пользователи управления запасами. Все пользователи должны буквально владеть компьютером и быть обученными тому, как пользоваться торговой системой.
3. Аппаратное обеспечение
В торговой точке будет Microsoft Access в качестве ядра базы данных. Microsoft Access - это автономное ядро базы данных, и поэтому система будет работать на одном компьютере. Используемый компьютер должен иметь следующие характеристики.
- Минимум 1 ГБ ОЗУ
- Минимум 10 ГБ свободного места на локальном диске, где будет размещена база данных.
- Компьютер должен работать под управлением Windows, по крайней мере, с Windows XP и выше.
- Частота процессора должна быть не менее 1 ГГц.
4. Программное обеспечение
Компьютер, который будет использоваться с системой, должен иметь следующие минимальные технические характеристики.
- Операционная система на базе Microsoft
- Microsoft Office Suite (в частности, Microsoft Word и Microsoft Access)
5. Данные
Ежедневные бизнес-операции будут храниться в базе данных Microsoft Access.
Словарь базы данных точек продаж
Словарь базы данных описывает поля базы данных, их назначение и тип данных.
Ниже описаны таблицы, которые будут в нашей базе данных. Для простоты мы ограничим количество таблиц четырьмя (4).
Таблица продуктов
| S / N | Имя поля | Тип данных | Описание |
|---|---|---|---|
| 1 | я бы | Числовой | Записать первичный ключ |
| 2 | Наименование товара | Нить | Название продукта |
| 3 | Цена | Числовой | Цена продукта |
| 4 | Quantity_at_hand | Числовой | Доступное количество в любой момент времени |
| 5 | Recommended_supplier_id | Числовой | Внешний ключ, который ссылается на таблицу поставщиков |
Таблица клиентов
| S / N | Имя поля | Тип данных | Описание |
|---|---|---|---|
| 1 | я бы | Числовой | Записать первичный ключ |
| 2 | Имя Клиента | Нить | Имя заказчика |
| 3 | Total_purchases | Числовой | Накопленная стоимость общих продаж конкретному покупателю |
Таблица поставщиков
| S / N | Имя поля | Тип данных | Описание |
|---|---|---|---|
| 1 | я бы | Числовой | Записать первичный ключ |
| 2 | Наименование поставщика | Нить | Имя заказчика |
| 3 | Контактный телефон | Числовой | Контактный телефон поставщика |
| 4 | Адрес электронной почты | Нить | Электронный адрес поставщика |
Таблица продаж
| S / N | Имя поля | Тип данных | Описание |
|---|---|---|---|
| 1 | я бы | Числовой | Записать первичный ключ |
| 2 | Пользовательский ИД | Числовой | Уникальный идентификатор клиента |
| 3 | Дата сделки | Дата | Дата регистрации транзакции |
| 4 | Amount_paid | Числовой | Общая сумма покупки |
| 5 | Оплаченный | Логический | Логическое поле, показывающее, заплатил ли клиент или нет |
Таблица сведений о продажах
| S / N | Имя поля | Тип данных | Описание |
|---|---|---|---|
| 1 | я бы | Числовой | Записать первичный ключ |
| 2 | sales_id | Числовой | Уникальный идентификатор клиента |
| 3 | Идантификационный номер продукта | Дата | Дата регистрации транзакции |
| 4 | количество | Числовой | Общая сумма покупки |
| 5 | Оплаченный | Логический | Логическое поле, показывающее, заплатил ли клиент или нет |
Диаграмма взаимосвязи сущностей базы данных торговой точки
Диаграмма отношений сущностей показывает отношения между таблицами в базе данных. В следующей таблице описаны отношения между таблицами базы данных.
| S / N | Отношение | Начальный | Иностранный ключ | Природа взаимоотношений |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Продукты в Продажи | Идентификатор в продуктах | Product_id в продажах | 1 ко многим |
| 2 | Продажа клиентам | Id в клиентах | Customer_id в продажах | Многие ко многим |
| 3 | Товары поставщикам | Идентификатор в поставщиках | Recommended_supplier_id в продуктах | Многие до 1 |
На следующем изображении показаны отношения между таблицами в нашей базе данных.
Как транзакция обрабатывается в системе
- Система извлекает все записи о клиентах из таблицы клиентов и заполняет раскрывающийся список.
- Кассир нажимает кнопку новой транзакции. Это создает новую запись в таблице продаж и генерирует идентификатор транзакции.
- Система извлекает все продукты из таблицы продуктов и заполняет раскрывающийся список
- Кассир выбирает товар из раскрывающегося списка. Система сохраняет идентификатор продукта и цену для текущего элемента.
- Кассир вводит купленное количество. Система вычисляет промежуточную сумму на основе сохраненной цены и введенного количества. Этот процесс повторяется до тех пор, пока все продукты не будут разнесены в систему.
- Кассир вводит сумму, которую заплатил покупатель. Система рассчитывает сдачу, если клиент платит больше, чем цена.
- Кассир нажимает кнопку постоплаты. Система обновляет;
- количество товаров в таблице товаров
- обновляет поле оплаченной суммы и отмечает транзакцию как оплаченную в таблице продаж
- обновляет поле общего количества покупок в таблице клиентов
Скриншоты графического пользовательского интерфейса торговой точки
Главное окно системы - это точка входа в систему. Он позволяет пользователям вводить данные, обрабатывать транзакции, распечатывать отчеты и экспортировать данные о продажах в Excel для дальнейшего анализа.
Здесь мы продемонстрировали различные окна ввода данных, используемые во время POS, чтобы дать обзор поля, которое заполняется при выполнении транзакции.
Окно пункта продажи, используемое кассирами в пункте выдачи наличных
Пользовательский интерфейс разработан таким образом, что он направляет кассира по этапам, связанным с отправкой успешной транзакции покупки.
Окно ввода данных о клиенте
Окно ввода данных о товарах
Резюме
В этом руководстве показаны практические шаги, необходимые для разработки информационной системы, и объяснен прототип системы POS (кассовый терминал). Система была разработана с использованием Visual Basic для приложений (VBA) в Microsoft Access.
- Следующий