Закупка является составной частью модуля SAP MM, и ее процесс можно примерно изобразить на диаграмме ниже.
MRP (планирование материальных ресурсов) создает предложение на поставку, а затем преобразуется в заявку на закупку. Следующим шагом является назначение источника Заявке на закупку и выпуск заявки на закупку. PR преобразуется в заказ на поставку, и после получения товара можно сделать квитанцию для завершения процесса покупки. Дополнительно обрабатывается оплата (в модуле FI).
Заготовка не обязательно должна начинаться с MRP, она может быть инициирована планированием на основе потребления или прямым созданием PR или PO.
MRP - это системная функция для определения потребности в материалах как на уровне материала, так и на уровне спецификации. Спецификация материалов (Bill of Materials) - это список компонентов и подкомпонентов, из которых состоит один материал.
Одним из простых основных документов в закупках в SAP является заявка на закупку.
Заявка на закупку
Заявки на закупку могут создаваться системой автоматически или вручную. Их можно преобразовать в заказы на закупку, но только после деблокирования (утверждения заявки на покупку).
В этом уроке мы рассмотрим несколько тем, которые помогут понять и создать заявку на покупку.
Диапазоны номеров в заявках на покупку требуются так же, как и в других документах, с целью присвоения номера документа новым созданным документам.
Позже эти диапазоны номеров назначаются различным типам документов, которые мы можем определить для использования при обработке заявок на закупку.
Мы также рассмотрим номер отслеживания требований, который в основном представляет собой комбинацию цифр / букв, которая может быть однозначно присвоена нескольким документам для отслеживания определенных важных требований.
Вы увидите, как работает определение источника и почему оно полезно, а также как этот источник может быть присвоен нашему документу закупки.
Наконец, вы узнаете, как обрабатывать заявку на покупку, от ее создания до преобразования в заказ на покупку.
Диапазоны номеров для заявки на закупку
Назначение диапазонов номеров для заявки на покупку работает по типу документа. Можно создать несколько различных диапазонов номеров, которые впоследствии будут присвоены определенному типу заявки на покупку.
Это делается в настройке. Типам документов заявки могут быть присвоены два диапазона номеров. Каждому типу документа назначается один внутренний и один внешний диапазон. Диапазоны внутренних номеров автоматически увеличиваются системой, а внешние назначаются вручную.
Экран ниже представляет список диапазонов номеров для заявки на покупку.
Номер «От» - это первое число в диапазоне, «Номер» - это последний доступный номер, а текущий номер - это последний номер, присвоенный документу.
Кроме того, есть флажок, указывающий, является ли это диапазон внешних номеров.
Например, диапазон внутренних номеров может быть определен как диапазон от 20000000 до 30000000, в этом случае документы типа документа, которому назначен этот интервал, будут нумероваться, начиная с 20000001, и будут увеличиваться на 1 для каждого нового создаваемого документа. Последний номер, доступный для этого интервала, будет 30000000, и если ваши документы заполняют весь диапазон номеров, его необходимо расширить. Это произойдет редко, поскольку это будет означать, что у вас будет 10 миллионов документов заявки на покупку.
Определение типа документа
Определение типа документа - это действие по определению различных типов документов для заявки на покупку. Это полезно для группировки заявок на покупку и более подробного определения ее использования. Например, у нас могут быть стандартные PR, субподряд и перемещение запасов. Каждый тип документа соответствует особым потребностям и настроен для использования именно таким образом.
В определении типа документа вы можете определить ряд параметров. Интервалы номеров (внутренние и внешние), интервал между элементами, клавиша выбора поля, индикатор управления, индикатор общего выпуска (определяет, все элементы в PR деблокируются одновременно или по отдельности).
Стандартный вид документа заявки на закупку в SAP определяется во всех установках как NB.
Номер отслеживания требований
Этот номер используется для отслеживания определенных требований. Его можно ввести при создании заявки на покупку и скопировать в документ заказа на поставку. Он поддерживается на уровне элемента, и элементы могут быть выбраны по этому номеру в нескольких отчетах, таких как MELB .
- Выполните транзакцию MELB .
- Щелкните кнопку Выбрать .
Когда вы нажмете « Продолжить» , вы вернетесь к начальному экрану выбора ... У вас также есть множество вариантов выбора, и вам следует выбрать наиболее подходящие варианты, чтобы сузить поиск.
- Введите номер (а) для отслеживания требований.
- Выполнять.
Вам будет представлен список документов с номером отслеживания.
Определение источника
Определение источника помогает найти наиболее подходящий источник для требования, например, он может предложить, какое рамочное соглашение, какой внутренний источник закупок (завод) или какого поставщика можно использовать для заказа определенных материалов в заданное время.
При определении источника используются различные данные в качестве параметров для фактического процесса определения. К ним относятся: рамочное соглашение, информационная запись о закупке, завод в нашей компании, квотирование, список источников.
Все это принимается во внимание при определении наилучшего источника требования.
Первая проверка выполняется с помощью механизма квот, когда система определяет, существует ли подходящий источник с соответствующей системой квот для материала, и если подходящий источник найден, он выбирается, и дополнительный поиск источника прерывается.
В противном случае система учитывает список источников и ищет в нем действительные источники. Список источников состоит из фиксированных и заблокированных записей. Фиксированные записи предназначены для фиксированных поставщиков для определенного материала, действительны в течение определенного периода. Заблокированные записи нельзя использовать в качестве источника, пока они находятся в этом статусе.
Наконец, система ищет в рамочном соглашении и инфо-записи надежные источники и назначает им заявку. На предыдущем уроке вы узнали, что такое информационная запись о закупке, а рамочное соглашение - это соглашение о поставках или контракт, который также используется в процессе определения источника в качестве входной информации.
Чтобы использовать определение источника, необходимо установить флажок «Определить источник» на начальном экране заявки на закупку.
Присвоение источника
Система может выполнять назначение источника фона или переднего плана.
Если поиск выполняется в режиме переднего плана и найдено более одного допустимого источника, появляется список выбора, из которого пользователь должен выбрать соответствующий источник. Если найден только один подходящий источник, он назначается автоматически.
Если поиск выполняется в фоновом режиме, необходимо определить единственный источник, и для этого система будет выполнять различные функции при поиске.
Например, рамочные соглашения имеют приоритет над источником информационных записей о покупке, а в случае конфликта выбирается источник рамочного соглашения.
Если в рамочных соглашениях обнаружено более одного действительного источника, единственным действительным источником будет источник для обычного поставщика, а если ни одна запись не относится к обычному поставщику, источник придется определять вручную.
Вы можете видеть, как система предлагает два источника, из которых нам приходится вручную выбирать лучший.
